Tips menerima telpon

Sopan-santun menerima telpon

 "Apa sih susahnya menerima telpon, bos?".  Kenapa harus ada training kepribadian untuk seorang operator telpon.. ? "Mudah bagi yang sudah biasa, tapi tidak semua orang bisa..". Gara-gara salah jawab, customer bisa meninggalkan kita, marah bahkan bisa memaki kita dan menganggap perusahaan yang tidak bonafid.

Saya pribadi punya pengalaman sewaktu masih aktif di perbankan hampir 80% deposan yang ditelpon oleh CS saya untuk konfirmasi perpanjangan deposito, semuanya melakukan pencairan depositonya. "Kok bisa?" ya nyata bisa terjadi. Jawabnya hanya karena "trik bicara yang tidak tepat" bukan "salah bicara".

Coba perhatikan 2 kalimat pembicaraa di bawah ini:

        CS-Umi  : "Siang bapak...., depositonya diperpanjang ya..ada hadiahnya lho..?"

        CS-Uti    : "Siang bapak...., depositonya diperpanjang berapa bulan..?"

Silakan memberi penilaian mana yang lebih efektif dari kedua CS tersebut. 

Kembali ke laptop, trik menerima telpon yang baik :

1. Angkat telpon maksimal 3 kali dering
2. Gunakan intonasi yang sopan bukan datar, ketus bahkan marah. dan
3. Ucapkan "salam" , "selamat......." (pagi, siang, malam)
4. Perkenalkan diri anda, " ....dengan ....... " (rini, rina, rino terserah...)
5. Sebut institusi/lembaga/kantor anda, " PT. ...angin-anginan..."
6. Tawarkan bantuan, "....ada yang bisa dibantu?"
7. Dengarkan ucapan/harapan/permintaan/keluhan penelpon dengan baik
8. Jika anda menguasai apa yang dibicarakan penelpon segera memberikan jawaban/solusi.
9. Jika tidak, tawarkan kepada penelpon untuk menunggu, atau nanti ditelpon balik.
10. Namun sebelumnya gunakan magic word "maaf .....saya hubungkan dengan...../ mohon ditunggu atau nanti kami telpon kembali...?"
11. Setelah mendapat jawaban dari penelpon anda segera menghubungi bagian terkait yang bisa menangani permintaan penelpon/ atau menghubungi kembali jika telah menemukan solusinya.
12. Akhiri dengan salam dan ucapkan terima kasih

 Saya kira trik diatas cukup sederhana, namun dalam realitanya kita sering melupakannya bahkan menganggap hal yang sepele, mudah-mudahan ini membantu bagi anda yang sering menerima telpon bisnis dari para langganan maupun calon member anda. Salam sukses.